Перший працівник у ФОП і ТОВ: оформлення та витрати

Перший працівник у ФОП і ТОВ: як правильно оформити найм та розрахувати витрати бізнесу

Найм першого працівника — важливий етап розвитку малого бізнесу. Підприємець перестає виконувати всі завдання самостійно та починає делегувати частину роботи. Водночас з'являються нові обов'язки: оформлення трудових відносин, нарахування заробітної плати, сплата податків, ведення кадрових документів.

На практиці найбільше запитань викликає не сам пошук спеціаліста, а організація роботи після його прийняття.

Які документи потрібні? Чим трудовий договір відрізняється від цивільно-правового? Скільки насправді коштує працівник, якщо погоджена зарплата становить 25 000 грн? Чи може ФОП на єдиному податку наймати людей?

Відповіді на ці запитання допомагають уникнути юридичних помилок і правильно спланувати фінансове навантаження.

Коли підприємцю варто наймати першого працівника

Рішення про розширення команди часто ухвалюють емоційно. Замовлень стає більше, підприємець не встигає відповідати клієнтам або виконувати адміністративні завдання, тому виникає бажання негайно знайти помічника.

Проте перед наймом варто оцінити економічну доцільність нового робочого місця.

Насамперед необхідно визначити, яку саме проблему має вирішити майбутній працівник.

Наприклад, власник інтернет-магазину витрачає значну частину робочого дня на обробку замовлень. Якщо делегування цих завдань дозволить йому займатися закупівлями, переговорами та розвитком продажів, новий співробітник може створювати додаткову цінність для бізнесу.

Інша ситуація — найм адміністратора до магазину, який ще не має стабільного потоку покупців. У такому випадку постійні витрати можуть зростати швидше за виручку.

Перед прийняттям рішення доцільно оцінити три показники: обсяг регулярної роботи, прогнозовану вартість робочого місця та здатність бізнесу фінансувати його протягом кількох місяців.

Важливо пам'ятати: заробітна плата — лише частина загальних витрат роботодавця.

Чи може ФОП наймати працівників

Можливість використовувати найману працю залежить, зокрема, від системи оподаткування та групи єдиного податку.

Для підприємців на спрощеній системі Податковий кодекс України встановлює різні умови.

Група єдиного податку	Правила щодо найманих працівників
Перша група	Використання найманої праці не допускається
Друга група	Одночасно не більше 10 працівників у трудових відносинах
Третя група	Кількість найманих працівників не обмежена критерієм групи

Наведені умови стосуються саме кількості працівників. Для кожної групи також передбачені інші критерії, зокрема щодо видів діяльності та обсягу доходу.

ФОП на загальній системі оподаткування також може використовувати найману працю відповідно до трудового законодавства.

Якщо підприємець першої групи планує наймати персонал, йому необхідно заздалегідь розглянути зміну групи або системи оподаткування та правильно оформити відповідний перехід.

Для ТОВ застосовуються інші організаційні та податкові правила. Водночас саме оформлення трудових відносин має відповідати законодавству незалежно від того, чи є роботодавцем ФОП, чи юридична особа.

Трудовий договір і цивільно-правова угода: у чому різниця

Одна з поширених помилок малого бізнесу — оформлення постійного працівника як незалежного виконавця лише для спрощення документообігу.

Проте назва договору не визначає характер правовідносин автоматично. Важливо, як саме організована робота.

Трудовий договір

Трудовий договір регулює відносини між працівником і роботодавцем.

Працівник виконує визначену трудову функцію, а роботодавець організовує процес роботи, виплачує заробітну плату та забезпечує передбачені законодавством умови праці.

Наприклад, продавець працює в магазині за встановленим графіком, виконує посадові обов'язки та отримує регулярну зарплату.

Такі відносини мають ознаки трудових.

Цивільно-правовий договір

Цивільно-правовий договір використовують для співпраці з незалежним виконавцем, який зобов'язується виконати визначену роботу або надати послугу.

Наприклад, власник магазину замовляє дизайнеру розроблення нового логотипа. Сторони погоджують результат, строки та винагороду.

У цьому випадку предметом домовленості є конкретна послуга або результат, а не виконання постійної трудової функції.

Однак сам факт оплати за результат ще не гарантує, що відносини є цивільно-правовими. Потрібно враховувати їх фактичний зміст.

Якщо людина постійно працює за графіком роботодавця, підпорядковується його вказівкам і виконує посадові обов'язки, існує ризик неправильної кваліфікації відносин.

Щоб краще орієнтуватися в поняттях трудового договору, цивільно-правових відносин, відповідальності та правових зобов'язань, можна використовувати глосарій юридичних термінів. Він допомагає зрозуміти базову термінологію перед обговоренням документів із фахівцем.

Як правильно оформити першого працівника

Процедуру прийняття на роботу варто підготувати до фактичного початку виконання обов'язків.

Крок 1. Визначити посаду та умови роботи

Спочатку роботодавець має сформулювати трудові обов'язки майбутнього співробітника.

Важливо визначити режим роботи, місце виконання обов'язків, умови оплати, відпочинку та інші істотні аспекти співпраці.

Для невеликого бізнесу посадові обов'язки часто здаються очевидними. Проте усні домовленості можуть по-різному розумітися роботодавцем і працівником.

Наприклад, якщо менеджер відповідає за обробку замовлень, потрібно пояснити, чи входять до його функцій повернення товарів, робота зі скаргами та взаємодія з доставкою.

Чіткість на цьому етапі зменшує кількість конфліктів у майбутньому.

Крок 2. Отримати необхідні документи

Для оформлення трудових відносин роботодавець отримує документи, передбачені законодавством.

Залежно від посади та конкретних обставин можуть знадобитися документи, що посвідчують особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документи про освіту, військово-облікові та інші документи у випадках, визначених законом.

Не слід вимагати від кандидата зайві персональні дані, які не потрібні для працевлаштування.

Крок 3. Укласти трудовий договір

Умови праці потрібно узгодити відповідно до законодавства.

Форма договору визначається з урахуванням вимог Кодексу законів про працю та спеціальних норм, якщо вони застосовуються.

У договорі або відповідних кадрових документах необхідно належно визначити умови праці, оплати та інші передбачені законом положення.

Крок 4. Оформити наказ або розпорядження

Після укладення трудового договору роботодавець оформлює наказ чи розпорядження про прийняття працівника на роботу.

Документ підтверджує кадрове рішення та використовується для подальшого оформлення трудових відносин.

Крок 5. Повідомити Державну податкову службу

Загальний порядок передбачає подання повідомлення про прийняття працівника до ДПС після видання наказу або розпорядження, але до фактичного початку роботи.

Повідомлення подається за встановленою формою у передбачений законодавством спосіб.

Підприємцю важливо не плутати дату подання повідомлення з датою виплати першої заробітної плати.

Працівника необхідно належно оформити до допуску до роботи.

Крок 6. Ознайомити працівника з умовами праці

До початку роботи працівник повинен отримати необхідну інформацію про свої обов'язки, умови праці, оплату, режим роботи та відпочинку.

Також потрібно виконати відповідні вимоги щодо охорони праці та безпеки.

Для посад, пов'язаних із певними ризиками або спеціальними вимогами, можуть бути необхідні додаткові процедури.

Скільки насправді коштує працівник у 2026 році

Під час планування витрат важливо відрізняти заробітну плату, яку отримує працівник, від повної вартості його праці для роботодавця.

У 2026 році для звичайного випадку оподаткування зарплати застосовуються такі ставки:

• Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%.

• Військовий збір — 5%.

• Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) за загальною ставкою — 22%.

ПДФО та військовий збір утримують із нарахованого доходу працівника.

ЄСВ роботодавець нараховує додатково за рахунок власних коштів.

Для окремих категорій працівників, видів виплат і спеціальних умов можуть застосовуватися інші правила, ставки або пільги.

Приклад розрахунку зарплати 25 000 грн

Припустімо, що ФОП або ТОВ наймає працівника на повний місяць і встановлює заробітну плату 25 000 грн до утримання податків.

Для прикладу застосуємо загальні ставки без податкових пільг, спеціальних умов та додаткових нарахувань.

Показник	Сума
Нарахована заробітна плата	25 000 грн
ПДФО — 18%	4 500 грн
Військовий збір — 5%	1 250 грн
Зарплата до виплати працівнику	19 250 грн
ЄСВ роботодавця — 22%	5 500 грн
Загальна вартість зарплати для роботодавця	30 500 грн

Отже, нарахована зарплата 25 000 грн у цьому прикладі означає витрати роботодавця на зарплату та ЄСВ у розмірі 30 500 грн щомісяця.

Працівник отримає на руки 19 250 грн.

При цьому 30 500 грн — ще не повна економічна вартість робочого місця.

Компанія також може витрачати гроші на обладнання, програмне забезпечення, навчання, організацію робочого місця та інші потреби.

Крім того, фінансове планування має враховувати відпустки, можливі заміни працівника та інші передбачені законодавством виплати.

Уміння правильно розрізняти нарахування, утримання, витрати та зобов'язання допомагає уникати помилок у бюджетуванні. Для пояснення таких понять корисний глосарій бухгалтерських термінів, у якому представлені визначення, пов'язані з обліком, оплатою праці та фінансовою діяльністю підприємства.

Який бюджет потрібен для першого найму

Однієї місячної зарплати недостатньо для оцінки фінансової готовності бізнесу.

Якщо продовжити попередній приклад, базові витрати на зарплату та ЄСВ становитимуть:

Період	Сума
Один місяць	30 500 грн
Три місяці	91 500 грн
Шість місяців	183 000 грн
Дванадцять місяців	366 000 грн

Це спрощений бюджет за умови незмінної зарплати та стандартних нарахувань. Він не включає додаткове обладнання, змінні витрати, можливі премії та інші платежі.

Для невеликої компанії створення фінансового резерву є особливо важливим, адже надходження від клієнтів можуть бути нерівномірними.

Наприклад, якщо інтернет-магазин отримує більшу частину виручки в окремі сезони, постійні витрати на персонал залишаються навіть у періоди слабших продажів.

Перед наймом корисно сформувати прогноз доходів і витрат щонайменше на кілька наступних місяців.

Водночас резерв у три місяці не є універсальною законодавчою нормою чи гарантовано достатнім запасом. Його розмір залежить від стабільності доходів, сезонності та інших зобов'язань бізнесу.

Які кадрові та бухгалтерські процеси потрібно організувати

Оформлення працівника — початок регулярної роботи з персоналом, а не одноразова процедура.

Після прийняття співробітника роботодавцю необхідно організувати належний облік робочого часу, нарахування зарплати, виплату коштів, податкові платежі та відповідну звітність.

Облік робочого часу

Роботодавець має забезпечити достовірний облік фактично відпрацьованого часу з урахуванням установленого режиму роботи.

Ця інформація використовується, зокрема, для правильного нарахування заробітної плати.

Особливо важливо контролювати робочий час за змінного графіка, неповної зайнятості та інших нестандартних режимів.

Регулярність виплати зарплати

За загальним правилом заробітна плата виплачується не рідше двох разів на місяць із дотриманням установлених законом строків.

Для роботодавця це означає необхідність планувати грошові потоки протягом місяця, а не лише його останнього дня.

Складні фінансові ситуації або тимчасові затримки платежів від клієнтів не скасовують обов'язків щодо оплати праці. Спеціальні правила можуть діяти за обставин, визначених законодавством.

Податкова звітність

Роботодавець виконує обов'язки податкового агента щодо відповідних доходів працівників.

Це включає належне нарахування, утримання та перерахування податків, обчислення ЄСВ і подання встановленої звітності.

Форми та строки подання документів потрібно перевіряти відповідно до актуальних правил для конкретного роботодавця.

Відпустки та тимчасова непрацездатність

Працівники мають трудові й соціальні гарантії відповідно до законодавства.

Для роботодавця важливо правильно оформлювати відпустки, враховувати передбачені законом виплати та дотримуватися правил оплати періодів тимчасової непрацездатності.

Ці питання краще передбачити до першої відпустки або лікарняного, а не вирішувати вже після виникнення ситуації.

П'ять типових помилок під час першого найму

1. Домовлятися про зарплату без уточнення, чи йдеться про суму до утримання податків.

Працівник і роботодавець можуть по-різному розуміти погоджену суму.

Тому умови оплати потрібно формулювати однозначно.

2. Допускати людину до роботи до завершення оформлення.

Навіть короткий випробувальний період не означає, що можна ігнорувати вимоги трудового законодавства.

3. Використовувати цивільно-правовий договір для постійної трудової функції.

Якщо фактичні відносини мають ознаки трудових, назва документа не усуває відповідних правових ризиків.

4. Розраховувати бюджет лише за сумою зарплати.

ЄСВ, витрати на робоче місце та інші витрати також впливають на фінансовий результат.

5. Не визначати відповідального за кадровий облік і звітність.

Навіть якщо в бізнесі працює лише одна наймана особа, потрібно розуміти, хто оформлює документи, контролює виплати та перевіряє строки подання звітності.

Чи варто передавати кадровий і зарплатний облік на аутсорсинг

Для невеликої компанії найм штатного бухгалтера лише заради одного працівника не завжди економічно доцільний.

Альтернативою може бути передання окремих бухгалтерських і кадрових процесів зовнішньому фахівцю або спеціалізованій компанії.

Такий підхід дозволяє отримувати професійну підтримку без створення додаткової штатної посади.

Проте перед передачею функцій на аутсорсинг важливо визначити розподіл обов'язків.

Наприклад, зовнішній бухгалтер може готувати розрахунки та звітність, а власник бізнесу — затверджувати платежі, приймати кадрові рішення та контролювати виконання домовленостей.

Сам факт залучення підрядника не звільняє роботодавця від установлених законодавством обов'язків.

Тому умови співпраці доцільно зафіксувати в договорі та передбачити порядок обміну документами.

Поширені запитання

Чи може ФОП другої групи найняти одного працівника?

Так, якщо підприємець відповідає іншим вимогам своєї групи. Для другої групи встановлено обмеження щодо кількості працівників, які одночасно перебувають у трудових відносинах.

Чи потрібно повідомляти ДПС, якщо людина працюватиме дистанційно?

Загальний обов'язок належного оформлення трудових відносин і повідомлення ДПС не зникає лише через дистанційний формат роботи.

Чи можна встановити працівнику неповний робочий день?

Так, законодавство передбачає можливість роботи на умовах неповного робочого часу. Оплата та облік здійснюються відповідно до встановлених умов і застосовних норм.

Чи входить ЄСВ у зарплату, яку отримує працівник?

За загальним правилом роботодавець нараховує ЄСВ додатково на відповідну базу. Його не слід плутати з ПДФО та військовим збором, які утримуються з доходу працівника.

Чи потрібно оформлювати працівника на випробувальний строк?

Так, якщо йдеться про трудові відносини. Випробування може встановлюватися лише з дотриманням законодавчих вимог. Воно не означає можливості працювати без належного оформлення.

Висновок

Перший найманий працівник може допомогти підприємцю збільшити обсяги роботи, покращити обслуговування клієнтів і звільнити час для розвитку бізнесу.

Але разом із новими можливостями з'являються юридичні та фінансові зобов'язання.

Перед наймом ФОП або ТОВ варто перевірити умови своєї діяльності, визначити характер трудових відносин, підготувати документи й розрахувати повну вартість роботи майбутнього співробітника.

Особливу увагу потрібно приділити різниці між нарахованою зарплатою, сумою до виплати та витратами роботодавця.

Саме така підготовка допомагає перетворити найм із непередбачуваного фінансового навантаження на керований етап зростання компанії.